Une plateforme pour facilité l’organisation de votre événement

Les enjeux

Organiser vos équipes

Scinder les différents aspects pour rendre vos bénévoles/salariés autonomes sur leur partie tout en gardant une cohérence d’ensemble.

Gestion fine des tarifs

Etre capable de calculer un prix en fonction des choix du participant

Parcours du participant

Etre capable d’affecter des parcours / des ateliers / des sous-groupes

Loger chez l'habitant

Avoir la possibilité de chercher des logements chez l’habitant ou de négocier des tarifs de groupes auprès des hôtels.

Le fonctionnement

  • Gestion des inscriptions avec un moteur de calcul du prix de référence
    • Un formulaire d’inscription classique
    • En donnant la possibilité d’affecter des prix à certains champs,
      le participant peut calculer un prix de référence.
    • Paiement en ligne soit d’un prix calculé et imposé, soit d’une participation libre
  • Gestion des logements
    • Demander à des familles locales d’héberger vos participants (paroisses, mouvements amis, …)
    • Les logeurs potentiels saisissent leurs informations
    • Vous pouvez importer des listes de chambres d’hôtels, collectivités ou autre …
  • Gestion des étapes
    • En fonction des spécificités de votre rassemblement, vous pouvez créer des étapes/ateliers/conférences/…
    • Chaque participant est affecté à une ou plusieurs étapes.
    • Vous définissez ainsi le parcours propre du participant.
  • Gestion des affectations
    • Vous ensuite la possibilité d’affecter les logements aux participants en fonction des contraintes des uns et des autres
    • Si tous les participants ne suivent pas le même programme, vous pouvez définir des « étapes » que vous affectez aux uns ou aux autres
  • Fichier de synthèse
    • A la fin, vous obtenez un fichier synthétique de vos participants, leurs logements et leurs étapes.
    • Tout est prêt pour que votre événements se passe au mieux

En quelques mots …

En conclusion, au-delà de rationaliser d’organisation l’outil permet de bien séparer les tâches pour répartir le travail entre des équipes de bénévoles ou de salariés différents. Chacun maitrise sont périmètre précis et vient apporter sa pierre au rassemblement.