Présentation de l’événement

“Au large avec Igance” est un rassemblement organisé par la famille ignatienne. Plus de 7 000 personnes se sont réunies à Marseille pour se rencontrer, partager, réfléchir, faire la fête et célébrer ensemble la Toussaint 2021 !

En quelques chiffres :

  • Plus de 7 000 personnes venues avec une cinquantaine de structures différentes (3000 membres de la communauté de vie chrétienne, 1 500 jeunes avec le MEJ, 300 enfants avec leurs familles, 350 membres du Mouvement Chrétien des Cadres et dirigeants, 300 jeunes adultes, 300 religieuses, 250 jésuites, 200 membres des réseaux éducatifs ignatiens, 180 prêtres, 160 belges ou luxembourgeois, 150 personnes de l’ICAM, plus de 50 personnes d’autres pays).
  • Un rassemblement sur 3 jours, avec des ateliers (déambulations, rencontres, ateliers), des conférences, des célébrations, … et des programmes adapté à chaque public (mini-camp pour les 9-13 ans, programme jeune pour les 14-20 ans, Congrès CVX, Journée MCC ou Programme Famille pour les adultes).
  • Chaque participant pouvait être hébergé chez l’habitant, en collectivité (hôtels, auberge de jeunesse) ou en établissement scolaire (pour les plus jeunes)

Voici, en quelques mots, les points d’attention principaux que nous avons retenus. L’objectif de cette section est surtout de permettre la capitalisation de l’expérience acquise.

  • Site internet
    • OBJECTIF : Diffuser les informations au travers d’un site internet dédié
    • Périmètre
      • Intégration d’un site internet dédié à l’événement
        Accueil ; Le rassemblement ; Le programme ; Actualités ; Ressources ; La famille ignatienne
  • Logements
    • OBJECTIF : Rechercher des logements pour les participants qui viennent de loin
    • Périmètre
      • Recensement des propositions d’hébergement chez l’habitant, en collectivité ou en établissement scolaire
      • Affectation de chaque hébergement à une structure (= on envoie à chaque structure un lot de chambres)
      • Puis intégration de chaque affectation logement/participant dans la base de données (chaque entité affecte les chambres à ses participants)
    • Indicateurs clés de suivi :
      • Type de logement
      • Nombre de logement ; nombre de place d’hébergement
      • Liste des chambres non-utilisées (après finalisation des affectations)
      • Liste des sur-occupation : la chambre accueille plus de participants que de places disponibles
      • Liste des mauvaise disponibilité : une chambre disponible que le samedi accueille des participants qui arrivent le vendredi
    • Organisation
      • Chaque logement est affecté à un sous-groupe pour son affectation.
  • Inscriptions
    • OBJECTIF :
      • Enregistrer les inscriptions des participants
    • Périmètre
      • Formulaire d’inscription
      • Envoi d’un email de confirmation
      • Gestion des encaissements
    • Enjeux
      • Pouvoir inscrire plusieurs participants (un groupe, une famille) avec un seul formulaire
      • Calculer un prix indicatif en fonction des options retenues (hébergement en hôtel, ateliers, …)
    • Points d’attention
      • Préciser le plus tôt possible les différents messages (message d’accueil, remerciement, email, clôture des inscriptions)
  • Affectation des logements
    • OBJECTIF : Affecter un logement à chaque des participant qui en a fait la demande
    • Mode opératoire :
      • Chaque inscription est associée à un sous-groupe
      • Chaque sous-groupe demande un lot de logment (avec certaines contraintes)
      • Certains logements sont affectés à ce sous-groupe
      • Chaque sous-groupe affecte les chambres reçues à ses participants
    • Constitution des sous-groupes
      • Les sous-groupes peuvent correspondre à une structure ; une région ; un type de participant … à définir lors de l’inscription
    • Tableau de bord
      • Nombre de logements + Nombre de places disponibles (au début, ce n’est qu’une estimation par type de logement)
      • Nombre de places nécessaires (Au début ce n’est qu’une estimation)
  • Affectation des ateliers
    • Périmètre
      • Affecter chaque participant à un atelier
    • Enjeux
      • Avoir un système assez souple pour que l’affectation soit faite sur Excel puis intégrer en un clic
  • Modification d’un participant
    • Pouvoir modifier les affectation d’un participant à la volée et imprimer son badge
  • Exports
    • Pouvoir exporter les données à un instant T sur Excel pour faire les checks
  • Production des badges
    • Périmètre
      • Location des porte-badges : dans un soucis écologique et économique, permettre de réutiliser les porte badge d’un événement à l’autre.
      • Impression du badge sous la forme d’une feuille A4 à plier en 4 pour insérer dans le porte badge.
    • Enjeux
      • Adapter la présentation à chacun des parcours possibles
    • Points d’attention
      • Formaliser les différentes options à indiquer sur le badge
      • Formaliser l’ordre d’impression (par structure, par atelier, par ordre alphabétique … selon plusieurs critères)
  • Communication aux participants (avec l’outil MailJet)
    • Périmètre
      • Envoi de “lettres d’informations” aux participants
      • Envoi de “lettres d’informations” aux participants d’une veillée particulière
      • Envoi de “votre parcours” avec les informations individuelles de chaque participant
    • Enjeux
      • La déliverabilité des emails (qualité des emails + authentification SPF et DKIM)
    • Pour aller plus loin
      • Gérer l’envoi de SMS
      • Gérer des comptes individuels, à l’aide d’un code (à l’image d’un suivi de commande)

  • Message d’accueil + Tarifs indicatifs
    • Quels sont les différents tarifs proposés ?
    • Quelle est la date de fin des inscription ?
    • Après la clôture des inscription, y a-t-il une liste d’attente ?
  • Types de participants (adultes / enfants)
  • Informations du foyer
    • J’habite sur place > lien avec l’équipe hébergement ;
    • Besoin d’hébergement > Je viens le vendredi/le samedi/le dimanche
    • Je pense venir : en train, en voiture, … ; ai-je des places libres pour du co-voiturage pendant le rassemblement
  • Adulte 1
    • Coordonnées
    • Choix de veillée / ateliers
    • Rendre service
  • Enfant
    • Coordonnées + date de naissance
    • Programme
    • Mail du jeune / Mail du parent
  • Cotisation & Inscription
  • Message de la page de confirmation
  • Message de l’email de confirmation
  • Message après la clôture des inscriptions

  • Information sur le contact (qui a contacté cette personne)
  • Coordonnées (nom, prénom, email, téléphone, adresse, …)
  • Vous pouvez accueillir : 2 nuits (obligatoire)
    • la nuit du vendredi qui précède, avec le petit-déjeuner (oui, non, je ne sais pas)
    • un repas partagé le vendredi soir (oui, non, je ne sais pas)
  • Nombre de personnes accueillies
    • Nombre maximum de personnes
    • Répartition par chambres (ch 1 – nombre de lit simple, nb de lit double, nb de matelas suppl);  ch 2 ; ch 3 ; ch 4)
  • PMR ? Pas utile, si c’est une PMR on la loge à l’hôtel
  • Animaux domestiques ? Pour les allergiques
  • Assistz-vous au rassemblement ? Pouvez-vous co-voiturer des personnes ?
  • Trasnports : temps de trajet à pied, en transport, en voiture, les transports fonctionnent-ils jusqu’à minuit ?
  • Message final

  • Formaliser toutes les possibilités de badges
    • Programme, Informations dynamiques, …
  • Formaliser les tris pour l’impression
    • Par programme, puis par ateliers, puis par ordre alphabétique
  • Anticiper la production des badges pour qu’ils puissent être insérer dans le livret du participant

  • Exporter la liste de tous les participants
  • Affecter les participants par atelier
  • Créer des ateliers “na” pour ceux qui ne doivent pas être affectés
  • Vérifier à l’import que l’on a bien importé une information pour chacun des participant + vérifier qu’il n’y a pas de #N/A dans le fichier

Un certain nombre de mailing est à prévoir.

Pour chaque mailing, bien préciser dans l’instruction :

  • Objet du message
  • Adresse de l’expéditeur
  • Texte du message + liens à faire
  • Liste des destinataire
  • Date prévu d’envoi

Mettre en place, en amont du projet, l’authentification DKIM et SPF pour améliorer la réception des emails.
Importer les contacts avec des possibilités de segments pour permettre d’utiliser à chaque fois la même liste (éviter les mauvaises adresses).