Présentation de l’événement

« Au large avec Igance » est un rassemblement organisé par la famille ignatienne. Plus de 7 000 personnes se sont réunies à Marseille pour se rencontrer, partager, réfléchir, faire la fête et célébrer ensemble la Toussaint 2021 !

En quelques chiffres :

• Plus de 7 000 personnes venues avec une cinquantaine de structures différentes (3000 membres de la communauté de vie chrétienne, 1 500 jeunes avec le MEJ, 300 enfants avec leurs familles, 350 membres du Mouvement Chrétien des Cadres et dirigeants, 300 jeunes adultes, 300 religieuses, 250 jésuites, 200 membres des réseaux éducatifs ignatiens, 180 prêtres, 160 belges ou luxembourgeois, 150 personnes de l’ICAM, plus de 50 personnes d’autres pays).
• Un rassemblement sur 3 jours, avec des ateliers (déambulations, rencontres, ateliers), des conférences, des célébrations, … et des programmes adapté à chaque public (mini-camp pour les 9-13 ans, programme jeune pour les 14-20 ans, Congrès CVX, Journée MCC ou Programme Famille pour les adultes).
• Chaque participant pouvait être hébergé chez l’habitant, en collectivité (hôtels, auberge de jeunesse) ou en établissement scolaire (pour les plus jeunes)

Voici, en quelques mots, les points d’attention principaux que nous avons retenus. L’objectif de cette section est surtout de permettre la capitalisation de l’expérience acquise.

• Site internet
  • OBJECTIF : Diffuser les informations au travers d’un site internet dédié
  • Périmètre
    • Intégration d’un site internet dédié à l’événement
      Accueil ; Le rassemblement ; Le programme ; Actualités ; Ressources ; La famille ignatienne
• Logements
  • OBJECTIF : Rechercher des logements pour les participants qui viennent de loin
  • Périmètre
    • Recensement des propositions d’hébergement chez l’habitant, en collectivité ou en établissement scolaire
    • Affectation de chaque hébergement à une structure (= on envoie à chaque structure un lot de chambres)
    • Puis intégration de chaque affectation logement/participant dans la base de données (chaque entité affecte les chambres à ses participants)
  • Indicateurs clés de suivi :
    • Type de logement
    • Nombre de logement ; nombre de place d’hébergement
    • Liste des chambres non-utilisées (après finalisation des affectations)
    • Liste des sur-occupation : la chambre accueille plus de participants que de places disponibles
    • Liste des mauvaise disponibilité : une chambre disponible que le samedi accueille des participants qui arrivent le vendredi
  • Organisation
    • Chaque logement est affecté à un sous-groupe pour son affectation.
• Inscriptions
  • OBJECTIF :
    • Enregistrer les inscriptions des participants
  • Périmètre
    • Formulaire d’inscription
    • Envoi d’un email de confirmation
    • Gestion des encaissements
  • Enjeux
    • Pouvoir inscrire plusieurs participants (un groupe, une famille) avec un seul formulaire
    • Calculer un prix indicatif en fonction des options retenues (hébergement en hôtel, ateliers, …)
  • Points d’attention
    • Préciser le plus tôt possible les différents messages (message d’accueil, remerciement, email, clôture des inscriptions)
• Affectation des logements
  • OBJECTIF : Affecter un logement à chaque des participant qui en a fait la demande
  • Mode opératoire :
    • Chaque inscription est associée à un sous-groupe
    • Chaque sous-groupe demande un lot de logment (avec certaines contraintes)
    • Certains logements sont affectés à ce sous-groupe
    • Chaque sous-groupe affecte les chambres reçues à ses participants
  • Constitution des sous-groupes
    • Les sous-groupes peuvent correspondre à une structure ; une région ; un type de participant … à définir lors de l’inscription
  • Tableau de bord
    • Nombre de logements + Nombre de places disponibles (au début, ce n’est qu’une estimation par type de logement)
    • Nombre de places nécessaires (Au début ce n’est qu’une estimation)
• Affectation des ateliers
  • Périmètre
    • Affecter chaque participant à un atelier
  • Enjeux
    • Avoir un système assez souple pour que l’affectation soit faite sur Excel puis intégrer en un clic
• Modification d’un participant
  • Pouvoir modifier les affectation d’un participant à la volée et imprimer son badge
• Exports
  • Pouvoir exporter les données à un instant T sur Excel pour faire les checks
• Production des badges
  • Périmètre
    • Location des porte-badges : dans un soucis écologique et économique, permettre de réutiliser les porte badge d’un événement à l’autre.
    • Impression du badge sous la forme d’une feuille A4 à plier en 4 pour insérer dans le porte badge.
  • Enjeux
    • Adapter la présentation à chacun des parcours possibles
  • Points d’attention
    • Formaliser les différentes options à indiquer sur le badge
    • Formaliser l’ordre d’impression (par structure, par atelier, par ordre alphabétique … selon plusieurs critères)
• Communication aux participants (avec l’outil MailJet)
  • Périmètre
    • Envoi de « lettres d’informations » aux participants
    • Envoi de « lettres d’informations » aux participants d’une veillée particulière
    • Envoi de « votre parcours » avec les informations individuelles de chaque participant
  • Enjeux
    • La déliverabilité des emails (qualité des emails + authentification SPF et DKIM)
  • Pour aller plus loin
    • Gérer l’envoi de SMS
    • Gérer des comptes individuels, à l’aide d’un code (à l’image d’un suivi de commande)